Por favor páseme esto al español

Posted on 22 julio 2008. Filed under: Resolución de Problemas y Gestión de Incidentes, Trabajo en Equipo, Uncategorized | Etiquetas: |

Como parte de nuestro trabajo, el equipo de Gestión de Proyectos envía cotidianamente “reportes diarios” a La Gerencia donde expresa su evolución en las actividades del día, las actividades planificadas y un resumen de problemas que cada uno pudo haber detectado y para lo que se necesita hacer algún tipo de enfoque.

Lo cierto es que esta gestión puede ser un arma de doble filo si no se le da la utilidad adecuada y si no se modula correctamente la sintaxis del lenguaje utilizado. Normalmente nosotros utilizamos un lenguaje simple donde identificamos los siguientes elementos:

sujeto + situación (deseada) + acción + calendario
Con esta sencilla fórmula nos acoplamos a la teoría del PDCA y la podemos utilizar no solo para reportar la situación deseada sino que al factor “situación” se lo puede alterar para ingresar un valor “no deseado”.
De este modo:
sujeto + situación (no deseada) + acción + calendario
puede ser utilizado para indicar un problema vigente o potencial.

Para ejemplificar, quiero mostrar una situación real presentada en mis reportes diarios y como debí modificar el lenguaje para que finalmente se entendiera:

Situación No Deseada:

  • Catálogo de casos y/o requisitos inexistente con las correspondientes derivaciones a Desarrollado.
    Esto implica que no hay visibilidad para todo el equipo de lo que se está trabajando en el momento. Intenté localizar la información a modo de “enterarme” vía emails del Arquitecto de Sistemas pero no encontré una referencia clara.
    Igualmente accedo a los Entregables plasmados en la “herramienta de incidentes”, pero allí hay cientos de incidentes y al menos a mi no me queda del todo claro que revisar en algún orden específico. Imagino que puedo darle prioridad de revisión a las fechas de entregables vencidas.

a las pocas horas vino la respuesta:

Javier,
por favor páseme esto al español.

Gracias.

a los minutos la contra respuesta:

Estimado,

es un poco complicado y requiere de mucho esfuerzo comunicacional estar al tanto de que hay pendiente, con que prioridad y con que fechas de fin esperada. Es difícil obtener con anticipación, información de los pasajes a Testing.
Creo que puedes darte cuenta por los últimos emails que envié al Arquitecto de Sistemas informando los incidentes existentes en mi Sprint de pruebas y solicitando fecha de entregables a Testing e incidentes que aún desconozco por que se dieron de alta recientemente. Los emails de esta naturaleza son bastante regulares.
En el mismo sentido, la Responsable de Despligues me pregunta al respecto de que cosas hay en Testing y cuando finalizan, o el estado de un incidente en particular inclusive varios días después de haberse rechazado el mismo.
La diferencia es que ella siempre pregunta verbalmente y en instancias tardías.
Lo que quiero expresar es que los “bloques” no viajan con la claridad, visibilidad y simpleza que nos hace falta y que las idas y vueltas del mailing  complican mucho las gestiones tanto del Arquitecto de Sistemas como las mías. Siempre sugiero que se mire el Sprint de pruebas para tener más claro el paquete, pero imagino que es una complicación en la gestión individual del otro. Insisto en que debemos centralizar la gestión de alguna manera y con las premisas de claridad, visibilidad y simpleza.

Espero haber sido más claro.

Saludos.

Entonces podrán ver que de dos maneras diferentes dije lo mismo, pero fue necesario ampliar aduciendo a los conceptos fundamentales del problema y nuestro método de comunicación sencilla no sirvió. En ocasiones simplemente por que no se quiere escuchar. Otras veces por que no se comprende el contexto operacional, y muchas veces por que no se acepta el problema.

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